Glossar

Above-the-Line

In der Werbesprache Begriff für die klassischen Werbe- und Marketingmaßnahmen.

Below-the-Line
Accepted Speaker

Referenten, die zusätzlich zu den Hauptrednern in das Programm aufgenommen werden.

Agentur

Eine Agentur übernimmt in ihrem Auftrag bestimmte Aufgaben. Für jede Art von Aktivität können Sie sich für eine Agentur entscheiden. Es gibt Spezialagenturen, die Sie im Internet, in Fachzeitschriften oder auf Empfehlung finden und anfragen können (Agentursuche). Je mehr Agenturen Sie beauftragen, desto mehr Probleme können entstehen.

Agenturleistung

Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer Agentur entschieden haben, sind folgende Leistungen im Rahmen einer Zusammenarbeit möglich: Gestaltung, Anmeldeformular für die Teilnahme an diversen Aktivitäten, Workshops, Rahmenprogramme, An- und Abreise, Kontrolle der Rückmeldungen aus der Einladung, falls gewünscht auch Online-Registrierung mit Verarbeitung durch professionelle Technik, Einholung aller Genehmigungen, Bestätigungen, Kontrolle und Durchführung aller Leistungen für das Hotel, Reiseplanung, Abwicklung aller Zahlungen, ständige Information über Stand der Anmeldungen, Zusammenstellung der Kongressunterlagen, Auswertung, Statistik, Rechnungsprüfung, Nachkontrolle.

AIDA-Formel

Attention (Aufmerksamkeit), Interest (Interesse), Desire (Wunsch nach mehr/Verlangen), Action (Reaktion): Diese Formel dient in der Werbebranche und auch bei Marketingaktionen zur Orientierung bei der Ansprache der Adressatengruppe. Werbung muss Aufmerksamkeit erregen (einzigartig sein, aus dem Rahmen fallen), das Interesse des Betrachters wecken (einen Text weiterzulesen, detaillierte Informationen zu erhalten), realistisch sein und im Kunden den Wunsch nach dem Produkt/der Dienstleistung wecken und eine Reaktion bei der Zielperson (zum Kauf, zur Anforderung weiterer Unterlagen etc.) hervorrufen.

Akkreditierung

Bevollmächtigung, z. B. einen Event auszurichten oder an einer Veranstaltung teilzunehmen (besonders bei Kongressen von z. B. politischer Wichtigkeit werden Journalisten zur Teilnahme akkreditiert).

Allgemeine Ausstellungsbedingungen

Vom FAMA und der IDFA formulierte, allgemeingültige Ausstellungsbedingungen, die als Richtlinie für individuell festgelegte Teilnahmebedingungen gelten. Sie beinhalten u.a. Festlegungen zur Anmeldung, Anerkennung, Zulassung, Änderung (durch höhere Gewalt), Rücktrittsklausel, zum Stand (Einteilung, Gestaltung, Aufbau, Betrieb, Unter-/Mitaussteller, gesamtschuldnerische Haftung, Abbau), zu Kosten und Zahlungsbedingungen, zur Werbung, zu Ausweisen, Anschlüssen, zur Bewachung, Haftung, Versicherung, Hausordnung etc.

AUMA
(Ausstellungs- und Messeausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.)

Bundesverband der Messewirtschaft in Deutschland: Aufgaben des AUMAes sind u.a. die Bereitstellung von Messedaten, Marketing für den Messestandort Deutschland im Ausland, Unterstützung der Aus- und Weiterbildung im Veranstaltungsmarkt etc.

Ausschlussklausel für (finanzielle) Haftung

Vertragsklausel, durch die eine der Vertragsparteien ausdrücklich von der Verantwortlichkeit für etwas (speziell für eine finanzielle Haftung) zurücktritt.

Ausstellung

Der Information und/oder der Werbung dienend, zeitlich begrenzte Veranstaltung, auf der Ergebnisse und Gegenstände wirtschaftlicher, technischer, sozialer oder künstlerischer Tätigkeiten gezeigt werden.

B-to-B-Kommunikation

(Business-to-Business-Kommunikation) Werbemaßnahmen, die sich nicht an Verbraucher, sondern besonders an andere Unternehmen richtet (Fachmedien, Fachveranstaltungen aller Art).

Bartergeschäft, Bartering

Hierbei handelt es sich um ein so genanntes Kompensationsgeschäft. Das heißt, es findet ein „Tausch“ von Ware/Leistung gegen Ware/Leistung statt.

Below-the-Line

Werbemaßnahme(n), anders als die klassische(n), sprich offensichtliche(n). Hierzu gehören Maßnahmen des Product Placements, Eventmarketings, Sponsorings, der Öffentlichkeitsarbeit etc.

Above-the-Line
Benchmarking

Nutzung bereits vorhandener Lösungsmöglichkeiten (auch der von anderen Unternehmen, aber nicht zwingend das Kopieren der Konkurrenz), um die bestmögliche Lösung für die Porblemstellung zu erhalten. Hierfür werden die verschiedensten Daten (auch verschiedener Unternehmen) gesammelt, ausgewertet und für das vorhandene Problem und die Lösungsmöglichkeit aufgewertet.

Beschwerdemanagement

Die Organisation der Kritik und Verbesserungsvorschläge aller Beteiligten einer Veranstaltung. Eine Veranstaltung kann noch so gut organisiert und durchgeführt werden, es findet sich fast keine Veranstaltung, bei der es nicht von Seiten der Teilnehmer, der Referenten, Dienstleister oder Besucher Beschwerden gibt. Teilen Sie deshalb sämtlichen Teilnehmern direkt bei der Einladung bereits einen jeweils zuständigen Ansprechpartner mit, der für Rückfragen zur Verfügung steht. Am Ende einer Veranstaltung können Sie mit einem Fragebogen die Zufriedenheit der Teilnehmer mit den einzelnen Aktivitäten abfragen und danach individuell reagieren. 

Bestuhlungspläne
  • Reihen- oder Theaterbestuhlung: alle Stühle sind frontal zu einer Bühne ausgerichtet
  • parlamentarische Bestuhlung: frontal ausgerichtete Tischreihen mit Stühlen
  • Blockbestuhlung: die Stühle sind um einen großen Tisch gruppiert
  • Hufeisen- oder U-Form: die bestuhlten Arbeitstische sind in einem zum Redner hin offenen "U" angeordnet
  • Bankett- oder Cabaret- Style: einzelne, meist runde Tische, an denen sich die Gäste gruppieren
Bid Manual

Dies ist ein Handbuch für Agenturen, das von einer Organisation bzw. Firma bereitgestellt wird und Hinweise, Richtlinien etc. für Veranstaltungen gibt.

Book of Abstracts

Gesammelte Kurzfassung der zu einer Veranstaltung geplanten Vorträge.

Bottom-up-Planung

Planung, bei der zunächst abgegrenzte, detaillierte Teilprobleme gelöst, bzw. mit deren Hilfe dann eine Lösung für größere, darüberliegende Probleme usw. gefunden wird. Die einzelnen Teillösungen werden von unten nach oben zusammengesetzt, bis das Gesamtproblem gelöst ist.

Break-even

Bezeichnung für den Punkt, an dem die Erlöse gerade die Kosten decken (Gewinnschwelle).

Briefing

Verfahren zum Einstieg in die Zusammenarbeit mit externen Veranstaltungsplanern wie Event-Agenturen. Vermittelt werden müssen dabei insbesondere die Zielsetzung der Veranstaltung, die Zahl und Herkunft der erwarteten Teilnehmer, das Budget sowie Details zum Programmablauf.

Budgetplanung

Das Budget einer Veranstaltung ist der Leitfaden für die zu treffenden Entscheidungen und die Wünsche, die Sie erfüllen können. Die Budget- und Kostenplanung setzt sich aus direkten und indirekten Kosten zusammen.

Call-for-Papers

Aufforderung des Veranstalters an potenzielle Referenten, im Vorfeld einer Tagung oder eines Kongresses Unterlagen für mögliche Vorträge einzusenden. Der Referent ist angehalten, den Veranstalter kurz über sein geplantes Thema zu informieren.

CMYK

Im Grafik- und Druckbereich bezeichnet CMYK das Farbsystem der komplementären Grundfarben Cyan-Magenta-Yellow-Black.

 

Come-together/Get-together

Event zum Zweck des gegenseitigen Kennenlernens; Meeting oder Event zu Beginn einer Tagung.

Compliance

Unter Compliance versteht man die Befolgung von Gesetzen und Regeln durch ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter, bzw. ein allgemein redliches, ethisches und faires Verhalten gegenüber Marktteilnehmern, Staat und Bevölkerung.

Convention & Visitors Bureau (CVB)

Diese nationale oder regionale Anlaufstelle für Kongressplaner wird von allen Organisationen der Veranstaltungswirtschaft einer Stadt, einer Region oder eines Landes unterhalten, die an der Akquisition von Kongressen interessiert sind. Zu ihnen gehören Tourismusbüros, Hotels, Kongresszentren, Fluglinien. In Deutschland übernimmt diese Funktion das German Convention Bureau (GCB).

Corporate Sailing

Sammelbezeichung für Firmenevents auf Segelschiffen, die von der Incentive-Reise über Teamentwicklung bis zur Produktvorstellung alles abdeckt.

Corporate-Identity-Konzept

Unter Corporate-Identity-Konzept ist das formulierte Selbstverständnis eines Unternehmens zur Darstellung nach innen und außen zu verstehen. Ziel des Corporate-Identity-Konzepts ist es, dem Unternehmen ein unverwechselbares Gesicht zu verleihen und auf dem Markt zu positionieren. Das Corporate-Identity-Konzept unterteilt sich in Corporate Design (CD), Corporate Communication (CC) und Corporate Behaviour (CB). Alle drei Komponenten sind voneinander abhängig und erfordern eine grundlegende, strategische Planung des Konzepts.

CRM

(Customer Relationship Management) Verwaltung von Kundenbeziehungen in Datenbanken.

Datenbank

Eigenständige, auf Dauer und für flexiblen und sichtbaren Gebrauch ausgelegte Datenorganisation mit einem bestimmten Datenbestand sowie der dazugehörigen Datenverwaltung.

Destination

Begriff für einen Ort oder eine Region, in dem/in der eine Veranstaltung stattfinden kann.

Destination Management Company (DMC)

Eine DMC übernimmt das Handling von Vor-Ort-Programmen bei Kongressen und Incentive-Reisen. Im Gegensatz zu PCOs übernehmen DMCs in der Regel nur (touristische) Teilleistungen der Kongressplanung und sind nur in ihren Heimatdestinationen tätig.

Dienstleister

Unternehmen, die Leistungen auf verschiedenen Sektoren, anbieten: Rahmenprogramme (Incentives, Events, Ausflüge etc.), Personal (Hostessen, Cateringpersonal, Securitypersonal etc.), Medien (Technik, Veranstaltungsmaterialien etc.), Transport (Transportunternehmen), Catering (Cateringpersonal, Getränke, Buffets, Menüs, Specials etc.), Messebau (Aufbau, Vermietung von Messeständen, Technik etc.) usw.

DIN 15906

Anforderungen an Tagungsräume und deren Einrichtung. Die Anforderungen gelten für Tagungsräume, die ganz oder teilweise mit Informationstechnik (Ton-, Bild- und/oder Datenübertragung) ausgestattet sind oder für die dies zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen ist. Ebenfalls enthalten sind Hinweise auf die Zuordnung des Tagungsraumes zu den Nebenräumen und Einrichtungen des Gebäudes. Dadurch soll der Tagungsraum sowohl baulich, einrichtungsmäßig als auch bezogen auf die technische Ausstattung eine ausgewogene Funktionseinheit bilden.

DIN-Normen

Normen des Deutschen Instituts für Normung. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl von DIN-Normen, die für Sie als Veranstaltungsplaner von Interesse sein könnten.

Early Bird

Verfahren des Direktmarketings, bei dem bei einer schnellen Rückantwort ein zusätzlicher Anreiz (wie z.B. ein Frühbucherrabatt) geschaffen wird.

Ein-Punkt-Abfrage

Moderationsmethode, bei der der Moderator eine Frage formuliert und z.B. mit Hilfe einer Pinnwand/eines Flipcharts visualisiert. Mit Hilfe einer Skala oder vorgegebenen Koordinatenfeldern sind die Teilnehmer aufgefordert, ihre Position/ihren Wissensstand etc. grafisch darzustellen, indem sie einen Klebepunkt an die Stelle fügen, an der sie sich sehen.

Einladung

Die Form der Einladung entscheidet häufig über die Teilnahme an einer Veranstaltung. Ob auf edlem Büttenpapier, auf Fotokopie (als Brief oder Flyer) oder per E-Mail verschickt, hängt vom Anlass und der Art der Veranstaltung ab. Wichtig ist, dass die Einladung den Einzuladenden erreicht. Durch die Form, Farbe und Art der Einladung geben Sie dem Einzuladenen bereits ein Zeichen und eine Erwartungshaltung für die Veranstaltung. Die Einladung muss klar und deutlich alle Informationen enthalten, die der Teilnehmer für seine Entscheidung benötigt: 1. Wer ist der Einladende? 2. Wozu lade ich ein? 3. Wer wird eingeladen? Mit oder ohne Begleitperson? 4. Wo findet die Veranstaltung statt? (Anfahrtsskizzen und Hinweise auf Parkmöglichkeiten erleichtern die Zusage.) 5. Angaben über Zimmerbestellung: DZ oder EZ? 6. Welche Kosten entstehen für den Teilnehmer? 7. Dauer der An- bzw. Abreise 8. Rahmenprogramm 9. Anmeldeformular mit Termin für die Zusage oder Absage 10. Hinweis, an welche Person die Zu- oder Absage gemeldet werden muss.

Entflammbarer Stoff

I.d.R. wird von den Veranstaltungsstätten vorgeschrieben, mindestens schwer entflammbare Materialien zu verwenden. Als Grundlage hierfür dient die DIN-Norm 4102 Teil 1, nach der Baustoffklassen, abhängig von Ihrer Entflammbarkeit eingeteilt werden: DIN 4102-1. Sie sollten in jedem Fall die Vorschriften der Veranstaltungsstätte erfüllen. Ein Zertifikat über die Entflammbarkeit der verwendeten Materialien stellt Ihnen der Hersteller der Materialien aus.

Erfolgsmessung

Noch gibt es keine überzeugende Methode zur Messung des Erfolgs einer Veranstaltung. Quantitative Ziele sind messbar: Teilnehmerzahlen, Verkaufszahlen von bestimmten Artikeln etc. Um aber messen zu können, müssen im Vorfeld die Ziele deutlich definiert werden. Welche Ziele gibt es? Welche Informationen sollen erfasst werden (Teilnehmer, Alter, Geschlecht, Beruf)? Welche Zahlen sollen erhoben werden? Welche werden ausgewertet? Die Auswertung der Daten ist abhängig von der Resonanz der Teilnehmer - es kann durchaus vorkommen, dass für eine repräsentative Erhebung bestimmte Angaben in nur unzureichendem Maße gemacht werden.

Erfolgsschlüssel

Es ist wichtig, die wesentlichen Grundsätze einer Veranstaltung festzuhalten: 1. Zielsetzung 2. Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer 3. Detailplanung 4. Programmentwurf 5. Suchen Sie den passenden Tagungsort 6. Budgetplanung 7. Information aller Beteiligten 8. Organisieren Sie mit Ihrem Team alles. 9. Setzen Sie IT-gestützte Programme ein. 10. Motivieren Sie!

Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V.

Der EVVC ist der Dachverband der Veranstaltungsstätten (Stadt-, Sport-, Mehrzweckhallen und Kongresshäuser) mit Mitgliedern in Deutschland und aus dem angrenzenden europäischen Ausland. Er vertritt derzeit 282 Einrichtungen, in denen jährlich ca. 200.000 Veranstaltungen unterschiedlichster Art mit insgesamt etwa 70 Millionen Besuchern stattfinden. So sind im Wirtschaftsbereich des EVVC rund 200.000 Arbeitsplätze und ein Gesamtumsatz von rund 25 Milliarden Euro jährlich begründet.

Event

Hat im englischen Sprachraum einfach die Bedeutung von "Veranstaltung". Im Deutschen hat sich eingebürgert, unter Event eine besonders emotionalisierte Form von Veranstaltungen zu verstehen. In diesem Sinn wird der Begriff häufig mit Marketing-Event gleichgesetzt. In Branchenkreisen wird Event allerdings häufig im englischen Sinne als Synonym für Veranstaltung gebraucht.

Eventmarketing

Marketingstrategie zur Erreichung eines Ziels durch eine Veranstaltung oder ein Event. Die Bedeutung des Eventmarketing im Marketingmix vieler Unternehmen wächst zusehends, da diese Strategie durch ihre aktive und emotionale Interaktion der Teilnehmer die Zielgruppe direkt erreicht und damit eine Ergänzung oder Alternative zu den klassischen Werbemaßnahmen darstellt.

Fachausstellung

Ausstellung, die einem (ausgewählten) Fachpublikum vorbehalten und nicht öffentlich zugänglich ist.

Fachverband Messe- und Ausstellungsbau

(auch Fachverband Konzeption und Dienstleistung für Messe und Event e.V.) Der Verband macht sich die Vereinheitlichung von Qualitätsstandards im Messebau und der Eventkonzeption zum Ziel und fördert die Aus- und Weiterbildung. Außerdem steht er in Gesprächen mit Bund/Ländern/Gemeinden und Messegesellschaften zu allen Fragen der Veranstaltungsplanung, Sicherheit etc.

Fachverband Messen und Ausstellungen

Bundesweite Organisation von 40 privaten und kommunalen Veranstaltern von überwiegend regionalen Fachmessen, Fachausstellungen und Ausstellungen. Der Schwerpunkt liegt bei der Entwicklung und Gestaltung regionaler Fach- und Verbraucherausstellungen. Ziele: Entwicklung und Gestaltung regionaler Fach- und Verbraucherausstellungen (Schwerpunkt Regionalausstellungen), Verbesserung der Leistungsangebote der Mitglieder und des Qualitätsstandards der Veranstaltungen, Verbesserung der Messetransparenz, kompetente Medieninformation sowie fachliche Kommunikation mit den Marktpartnern etc.

FAM-Trip

Die Kurzbezeichnung für Familiarisation-Trip steht für Informationsreisen für potenzielle Veranstalter zum Kennenlernen einer Destination inklusive ihrer Tagungsstätten und ausgewählter Hotels. In der Regel werden Planer von Destinationen oder regionalen CVBs eingeladen, häufig auch dann, wenn noch kein konkretes Buchungsinteresse vorliegt. Organisiert werden FAM-Trips häufig auch von Verbänden und Interessengruppen, beispielsweise der Vereinigung deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.

Faxback

Bezeichnung für ein Schriftstück, das einem Anschreiben beigefügt wird und das der Empfänger ausgefüllt (i.d.R.) an den Absender zurücksenden soll.

Feedback

Englische Bezeichnung für Rückmeldung: als Feedback wird die Beurteilung der Veranstaltung durch die einzelnen, teilnehmenden Personen bezeichnet. Ein solches ist für den Veranstalter/Organisator extrem wichtig, damit er Verbesserungswünsche/-vorschläge direkt von den betroffenen Personen erhalten kann. Auch dient er dem Veranstalter als Überblick über mögliche Mängel/Fehler im Laufe der Veranstaltung.

Finanzierung

Die Finanzierung einer Veranstaltung kann sich aus folgenden Positionen ableiten: Teilnehmergebühren, Einnahmen aus begleitender Ausstellung, Einnahmen aus Firmenwerbung in den Tagungsunterlagen, Spenden, Sponsoring etc.

Follow-up

Nachfassen bei den eingeladenen Teilnehmern nach Abschluss der Veranstaltung mit individuellen Briefen und Fotos oder Videos sowie teilweise mit weiteren Events.

Food & Beverage (F&B)

Die gastronomische Versorgung in Hotels, bei Kongressen und Tagungen.

Freelancer

Freiberuflich arbeitende Spezialisten/Dienstleister in diversen Berufsfeldern, die nach Bedarf zur Planung, Vorbereitung und Durchführung von Projekten hinzugezogen werden.

Full-Service

Rundum-Serviceangebot von Agenturen, Hotels etc. Er beinhaltet die Erbringung sämtlicher Leistungen, die im Zusammenhang mit einer Veranstaltung entstehen. Vom Konzept über die Planung und Durchführung bis hin zur Abrechnung und Nachbearbeitung.

Fundraising

Beschaffung von Mitteln zur Verwirklichung gemeinnütziger Projekte (z.B. Spendenaktionen).

GEMA

Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte: Kontrollorgan für die öffentliche Nutzung von Musik. Die GEMA berechnet je nach Größe der Veranstaltungsräume, den gespielten Titeln sowie der Zeit und den Eintrittskosten entsprechende Gebühren. Unterschieden wird zwischen den einzelnen Formen der Musiknutzung: Aufführung (persönliche Auftritte von Musikern), Vorführung (Darbietung von Filmen oder Diaschauen) und Wiedergabe (Abspielen von Ton- oder Bildtonträgern, Radio- oder Fernsehsendungen), die für die geplante Veranstaltung in Frage kommen.

German Convention Bureau

Deutsches Kongressbüro: Vereinigung von Vertretern der deutschen Kongresswirtschaft, die für das Marketing des Kongress- und Messestandortes Deutschland verantwortlich ist, Daten zur Veranstaltungsbranche erhebt etc.

Gewerbeordnung

In der GewO werden im Teil IV sämtliche im Zusammenhang mit Messen, Ausstellungen und Märkten anfallenden Bestimmungen geregelt. Neben den Definitionen der einzelnen Veranstaltungen findet sich hier u.a. in § 69 die Regelung zur Festsetzung einer Veranstaltung durch die zuständige Behörde.

Green Meeting

Der englische Sammelbegriff steht für "grüne Tagung" und bezeichnet Veranstaltungen, die über alle Ebenen der Wertschöpfungskette hinweg am Gedanken der ökologischen Nachhaltigkeit ausgerichtet sind.

Handout

Schriftliche Unterlagen, die jedem Tagungsteilnehmer entweder vor, während oder nach der Veranstaltung übergeben werden.

Höhere Gewalt (Force Majeure)

Höhere Gewalt (Force Majeure) wird im Rechtssinne ein von außen kommendes, außergewöhnliches und unvorhersehbares Ereignis, das auch durch äußerste Sorgfalt des Betroffenen nicht verhindert werden kann, bezeichnet. Eine Haftung im Schadensfall kommt daher in der Regel nicht in Betracht.

Höhere-Gewalt-Klausel

Klausel eines Vertrages, die in der Regel die Haftung bei nicht vorhersehbaren Schäden/Ausfällen durch Höhere Gewalt (nicht beeinflussbare Umstände seitens des Veranstalters) ausschließt.

Hospitality Desk

Bezeichnung für den Empfangstisch, den Sie im Hotel oder Tagungsbereich gut sichtbar aufstellen sollten, um Ihre Gäste zu begrüßen.

Hosted Buyer

Bezeichung für einen Fachmessebesucher, der als Einzelkäufer und Veranstaltungsplaner eine hohe Entscheidungskompetenz und Budgetverantwortung hat, weshalb die Messeveranstalter für ihn die Kosten für Anreise und Unterkunft übernehmen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Einkäufer, eine bestimmte Zahl an Verkaufsgesprächen zu führen und Präsentationen zu besuchen. Hosted Buyer sollen so nicht nur die hohe Besucherqualität einer Messe garantieren, sondern auch möglichst viele Vertragsabschlüsse vor Ort generieren. Hosted-Buyer-Programme gibt es bei den meisten internationalen Fachmessen, beispielsweise der IMEX und der EIBTM.      Die Bewerbungsverfahren sind unterschiedlich.

IDKV

Bundesverband der Veranstaltungswirtschaft e.V. Berufsverband für alle Bereiche des deutschen Veranstaltungsgewerbes und der Künstlerbetreuung.

Incentive

Besondere Zuwendungen bzw. Anreizeffekte (für Mitarbeiter oder Kunden), die häufig aus Reisen und exklusiven Geschenken bestehen. Hauptmerkmal bei Reisen ist, dass die angebotenen Leistungen speziell für diese Gruppe zusammengestellt werden.

Interaktion

Wechselseitiges Handeln zwischen Einzelpersonen und/oder Gruppen. Die Interaktion wird oft auch mit Kommunikation gleichgesetzt.

International Association of Congress Organizers

Vereinigung von PCOs, Kongressmanagern sowie Veranstaltungsplanern aller Art. Zu ihren Zielen gehört die Erstellung von Servicestandards innerhalb der Mitglieder(-firmen) sowie in anderen Bereichen der Veranstaltungsindustrie durch Fortbildung/Weiterbildung und den aktiven Austausch mit anderen Experten.

Involvent

Engl. Bezeichnung für Einfluss, Beteiligung.

ISDN-Anschluss

Im Prinzip ist jeder Telefonanschluss ISDN-fähig, der an eine digitale Vermittlungsstelle der jeweiligen Telefongesellschaft angeschlossen ist. Die ISDN-Anschlussdose erlaubt den direkten Anschluss mehrerer Endgeräte wie Telefon, Fax, Anrufbeantworter, Computerinterface etc.

Jahrestagung

Jährlich stattfindende Tagung eines Unternehmens/einer Vereinigung/Organisation, in der aktuelle Themen und/oder Neuerungen angesprochen oder neue Produkte vorgestellt werden. Eine solche Jahrestagung kann auch unter einem bestimmten Motto durchgeführt werden, welches zu dem Zeitpunkt eine gewisse Aktualität hat. Veranstaltungen dieser Art bieten den Teilnehmern/Mitarbeitern des Unternehmens ein zusätzliches Wissensforum und die Möglichkeit des Gedankenaustauschs außerhalb der üblichen Kontaktpunkte.

Joint Meetings Industry Council (JMIC)

Weltweiter Rat von internationalen Vereinigungen der Veranstaltungsbranche, dessen Hauptaufgabe die Entwicklung und der Fortschritt der Veranstaltungsbranche ist.

Jugendschutzgesetz

Gesetz zum Schutz der Jugend in der Öffentlichkeit: Es regelt den Jugendschutz in der Öffentlichkeit, den Jugendschutz im Bereich der Medien, die Ahndung von Verstößen sowie die Bußgeldvorschriften. Kinder im Sinne des Jugendschutzgesetzes sind Personen, die noch nicht 14 Jahre alt sind; Jugendliche im Sinne des Gesetzes sind Personen, die 14, aber noch nicht 18 Jahre alt sind.

Kalkulation

Wichtiger Bestandteil einer Veranstaltungsplanung.

Kalkulationshilfe

Formulare oder Checklisten, die Ihnen die Angaben von Kosten für die einzelnen Aktivitäten erleichtern.

Keymassage

Kurze und prägnante Kernbotschaft einer Aussage

Keynote-Speaker

Hauptredner

Kick-off-Meeting

Veranstaltung, die eine Firma zu Beginn eines neuen Kalender- oder Wirtschaftsjahres (max. bis März) mit Mitarbeitern und/oder Kunden durchführt. Hier werden geplante Richtungen von Expansion und Innovation durch die Geschäftsleitung/den Vorstand vorgestellt, um die Mitarbeiter und/oder Kunden über das kommende Jahr und die geplanten Aktivitäten zu informieren.

Klausur

Hier handelt es sich in der Regel um das Zusammentreffen hochrangiger Teilnehmer wie Führungskräfte oder Experten zum Zwecke des Erfahrungsaustauschs im Hinblick auf anstehende Veränderungen, zur Ideenfindung oder zur Diskussion vertraulicher Themenfelder. Klausuren sind nie öffentlich und haben selten mehr als 15 Teilnehmer. Wichtig sind ein ablenkungsfreies Umfeld und die Möglichkeit einer kompletten Abschirmung von anderen Gästegruppen, auch in den Pausen.

KMU

Kleine und mittlere Unternehmen gemäß der Definition der Europäischen Union (weniger als 250 Beschäftigte, Jahresumsatz höchstens 40 Mio. Euro oder Bilanzsumme höchstens 27 Mio. Euro, mehr als 75% im Besitz von einem oder mehreren Unternehmen, welche die vorgenannten Kriterien einhalten).

Kolloquium

Bezeichnung für eine Diskussion (in Frage-Antwort-Form) von Fachleuten zu einem festgelegten Thema verwendet. Außerdem wissenschaftliches Gespräch zwischen Hochschullehrern und Studierenden zur Vorbereitung auf eine Prüfung oder aber eine Prüfung in Gesprächsform.

Konditionen

Vereinbarungen zwischen Besteller und Leistungsträger für bestimmte Leistungen. Es kann sich hierbei um Zahlungs-, Zimmer-, Reise- oder auch Standkonditionen handeln.

Konferenz

Ein sehr vielseitig genutzter Begriff, der in der Regel ein monothematisches, meist nur eintägiges Zusammentreffen vieler Personen mit gleichen Interessen bezeichnet - je nach Definition mit 15 bis 50 beziehungsweise bis zu 250 Teilnehmern. Für "Konferenz" wird häufig auch der Begriff "Tagung" oder die englische Entsprechung "Convention" benutzt.

Kongress

Zusammenkunft mit bis zu mehreren Tausend Teilnehmern von politschen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Organisationen zur öffentlichen Vorstellung von Erkenntnissen und Aufgaben, Ideen und Lösungsmöglichkeiten zu übergreifenden Themen und Problemen.

Kongressfachmann

Auch PCO oder Destination Management Consultant: erfahrene Partner der Planer von Veranstaltungen. Sie verfügen über ein einzigartiges Fachwissen und Erfahrung in diesem Sektor. Sie sind verantwortlich für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen aller Art (von Tagungen bis hin zu Messen und Kongressen).

Konventionalstrafe

Im Vorfeld (z.B. in einem Vertrag) vereinbarte Strafmaßnahme bei Nichteinhalten eines Vertrages, einer Vereinbarung/Verabredung etc. als Schadenersatz.

Kreativitätstechnik

Techniken zur Überwindung von Denkblockaden. Man unterscheidet zwischen strategischen Kreativitätstechniken (Szenario-Technik und Delphi-Methode) sowie operativen Kreativitätstechniken (Techniken wie Brainstorming, Brainwriting, Synektik, Reizwortmethode und systematische Techniken wie Funktionsanalyse, Morphologie, Attribut-Auflistung, Relevanzbaum, progressive Abstraktion).

Kundenveranstaltung

Speziell ausgerichtete Veranstaltung bei der nur Kunden und Mitarbeiter anwesend sind und bei denen dementsprechend auf die besonderen Kundenwünsche eingegangen werden kann.

Kündigungsklausel

Klausel eines Vertrages, die besagt, unter welchen Konditionen eine Kündigung im Sinne des Vertrages wirksam ist.

Künstlersozialabgabe

Abgabe, die sich an dem Entgelt bemisst, das ein Unternehmen für künstlerische Leistungen an einen selbstständigen Künstler bezahlt. Dabei ist es unerheblich, ob der selbstständige Künstler in der KSK versichert ist oder nicht, ob der Künstler freiberuflich tätig ist oder ob er seine Tätigkeit gewerblich ausübt, ob er alleine tätig ist oder Partner hat, respektive Mitarbeiter beschäftigt. Entscheidend ist, dass er dem Grunde nach kreative Leistungen erbringt und selbstständig im Sinne des Sozialversicherungsrechts ist. Sie wird jedes Jahr im September für das folgende Jahr neu festgesetzt. Dabei treten erhebliche Schwankungen auf.

Künstlersozialkasse (KSK)

Generell müssen Veranstalter den Beitrag für die Künstlersozialkasse (KSK) bezahlen. Leider variieren die Richtlinien und Statuten.

Lageplan

Maßstabsgerechter Plan über die Raumsituation in einer Veranstaltungsstätte bzw. die einzelnen Stände bei einer Ausstellung.

Lärmemission

Bei Veranstaltungen ist auf die Emission von Lärm zu achten. Da es hierbei auch um haftungsrechtliche Fragen gehen kann, sollten vor allem die Verträge der Audio-Techniker genauestens überprüft werden.

Launch

Engl. Bez. für Inbetriebnahme, Start. Dieser Begriff wird z.B. für die Einführung eines neuen Produktes, oder aber auch für die Inbetriebnahme einer Homepage verwendet.

Lectern

Engl. Bez. für ein Redepult.

Location

Name oder Begriff für eine Veranstaltungsstätte oder einen Raum, z.B. für ein altes Bauernhaus, eine Brauerei oder auch ein Museum. Mit Location wird in jedem Fall eine (außergewöhnliche) Tagungsmöglichkeit bezeichnet.

Location-Check

Ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Veranstaltung ist die richtigeLocation. Ein Location-Check bezeichnet den Besuch des Ortes vor der eigentlichen Veranstaltung.

Mailing

Vom engl. Begriff Mail (Post) abgeleitete Bezeichnung für eine Mehrfachaussendung von Post (in Briefform, per Mail, per Fax).

Management Fee

Eine Abrechnungsmöglichkeit mit einem Leistungsträger über einen Pauschalpreis für die Leistung, die er erbringt. Weitere Abrechnungsmöglichkeiten: Handling Fee oder Transaktions-Fee. Bei allen Abrechnungsmöglichkeiten werden gezahlte Provisionen an den Kunden weitergereicht.

Markengesetz

Gesetz zum Schutz von Marken, geschäftlichen Bezeichnungen und geographischen Herkunftsangaben. Eine Marke ist gem. §3 MarkenG ein Zeichen, das geeignet ist, die Ware oder Dienstleistung eines Unternehmens von denen eines anderen Unternehmens zu unterscheiden. Als geschäftliche Bezeichnungen werden nach §5 MarkenG Unternehmenskennzeichen und Werktitel geschützt.

Markenrecht

Rechtliche Grundlage für das deutsche Markenrecht ist das neue Markengesetz. Es beruht auf der Ersten Richtlinie des Rates zur Angleichung der Rechtsvorschriften der Mitgliedsstaaten über die Marken.

Marketing-Mix

Kombination aller Marketingstrategien eines Veranstalters oder Unternehmens.

Die Grundlage des Marketing-Mixes bilden die vier P´s

- Produkt

- Preis

- Promotion

- Platzierung

Mediaplan

Enthält die Festlegung der für Werbemaßnahmen vorgesehenen Medien, einen Zeitplan für die Umsetzung der Werbemaßnahmen sowie einen Kostenplan. Ein optimaler Mediaplan enthält folgende Angaben: Zielsetzung, Zielgruppe, Daten, Kosten.

Meilensteine oder Milestones

Als Meilensteine werden die einzelnen Phasen in einer größeren Projektplanung, wie z.B. die Veranstaltungsplanung (eines Events/Incentives etc.) bezeichnet. Bei der Planung eines Projekts muss das Gesamtkonzept aufgrund der Komplexität der einzelnen Aufgabenstellungen in einzelne Projektschritte unterteilt werden. Diese sind im speziellen Fall der Veranstaltungsplanung, u.a. Briefing, Bedarfs-Organisation der Veranstaltung, Veranstaltungsablauf und Nachbereitung einer Veranstaltung.

Merchandising

Engl. Bez. für Vermarktung und Werbematerial. Dieser Begriff bezeichnet sämtliche Maßnahmen, die der Verkaufsförderung dienen.

Messe

Veranstaltung, auf der spezielle Waren bzw. Leistungen (aus bestimmten Bereichen) vorgestellt und/oder angeboten werden. Der Zutritt beschränkt sich in der Regel auf Fachbesucher.

Messe- und Ausstellungsversicherung

Versicherung für alle Teilnehmer an Messen und Ausstellungen. Versichert sind Güter aller Art sowie der Messestand und dieStandausrüstung. Persönliche Gegenstände der Standbeauftragten können ebenfalls mitversichert werden. Solche Versicherungen haften in der Regel für die Gefahren, denen die Güter während der Ausstellung sowie während des An- und Abtransportes ausgesetzt sind.

Messetypen

Auslandsmesse, Branchenmesse, Exportmesse, Fachmesse, Hausmesse, Importmesse, Ivestitionsgütermesse, Kongressmesse, Konsümgütermesse, Leitmesse, Mustermesse, Ordermesse, Publikumsmesse, Universalmesse, Verbundmesse, Verkaufsmesse.

MICE

Bezeichnung für die Veranstaltungsbranche, also den Tagungs- und Kongressmarkt. Die Abkürzung steht für Meetings, Incentives, Conventions/Conferences, Exhibitions/Events.

Mindmapping

Arbeitsmethode zur Verbesserung von Denk-, Lern- und Arbeitsgewohnheiten. In der Regel wird die „Baum-Struktur“ angewandt. Ausgehend von dem vorgegebenen Thema (Stamm), zweigen sich dann die einzelnen Denkansätze, Lösungsmöglichkeiten, Unternehmen als Äste ab.

Moderationsmethoden

Methoden, die ein Moderator (z.B. während einer oferenz) einsetzen kann: Brainstorming, Ein-Punkt-Abfrage, Kartenmethode, Maßnahmenplan, Mehr-Punkt-Abfrage, Metaplantechnik, Problem-Analyse-Schema.

Nachbereitung einer Veranstaltung

Im Anschluss an die Teilnahme an einer Veranstaltung sollte eine genaue Auswertung und Bearbeitung der Besucherdaten erfolgen. Das heißt, die Daten müssen erfasst und direkt im Anschluss an die Veranstaltung (nach Möglichkeit direkt in der ersten Woche danach) bearbeitet, die Kunden kontaktiert werden etc. Doch nicht nur der Kontakt zu den potenziellen Kunden gehört zur Nachbereitung einer Veranstaltung. Auch an das Personal sollte in Form von Dankesschreiben (Dankebrief) gedacht werden. Nicht zu vergessen die Presse: Ein Pressetext im Anschluss an die Veranstaltung über die Erfolge, Aktionen etc. bringt Ihr Unternehmen nochmals ins Gespräch. Kundennachbearbeitung: Zusendung eines kurz gefassten Follow-up-Briefes mit Bezug auf das Thema der durchgeführten Veranstaltung. Zusendung einer Fotoserie per E-Mail (Vorsicht mit persönlichen Bildern - mit oder ohne Begleitperson?) Kongressorganisation: Briefing mit allen Beteiligten mit den wichtigsten Punkten, wie z.B. Budgetplanung, Terminierung, Kundenzufriedenheit, Agenturzufriedenheit.

NDA

(Non-disclosure agreement) Geheimhaltungsvereinbarung, die z.B. Bestandteil aller Verträge zwischen Dienstleister und Kunde sein sollte.

Netzwerk

In der Technik werden mit Netzwerkverbindungen zwischen Geräten bezeichnet, z.B. zwischen Computern. Das größte Computer-Netzwerk ist bspw. das Internet. In der Soziologie und der BWL handelt es sich um informelle Formen der Zusammenarbeit oder um Zusammenschlüsse von Menschen zur gegenseitigen Unterstützung zum Zwecke eines beiderseitigen Vorteils. Ein wichtiges Netzwerk der Veranstaltungsplaner ist bspw. die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.

Nichterscheinen

Unter Nichterscheinen wird ein Gast gebucht, der trotz Buchung eines Hotelzimmers und Anmeldung nicht erscheint, um das Zimmer in Anspruch zu nehmen. Gleiches gilt auch für die Nichtteilnahme an Veranstaltungen.

No-show
Öffentlichkeitsarbeit

(auch Public Relations genannt) Aufgabe der Öffentlichkeitsarbeit ist es, Beziehungen zur Öffentlichkeit zu schaffen und zu pflegen. Darunter kann die Gestaltung der Beziehung zwischen dem Unternehmen und einer nach Gruppen gegliederten Öffentlichkeit (Kunden, Lieferanten, Aktionäre) verstanden werden, mit dem Ziel, bei diesen Gruppen Vertrauen und Verständnis zu erlangen oder auszubauen. Der Pressekontakt ist das wichtigste Element der Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens. Medien sind am besten geeignet, um Kontakte zur Öffentlichkeit herzustellen oder Informationen zu transportieren.

Open-Space-Veranstaltung

Baut auf die Selbstorganisation der Teilnehmer, die lediglich ein Leitthema haben. Sie können mit zehn, aber auch mit bis zu 800 Teilnehmern durchgeführt werden. Es gibt keine Tagungsordnung und keine festgelegten Themen. Zu Beginn kann jeder Teilnehmer seinen Themenvorschlag passend zum Generalthema nennen. Alle Vorschläge werden gesammelt und diskutiert. Wichtig ist, dass genügend Zeit für die Diskussion vorhanden sein muss.

Ordnungsamt

Öffentliche Behörde, die zuständig ist für die Genehmigung von Sonderveranstaltungen (z.B. Open-Air-Veranstaltungen etc.). Es ist immer das regional verantwortliche Ordnungsamt zuständig.

OS
Outsourcing

Vergabe von Einzelaufträgen an Fremdfirmen zum Zwecke der Einsparung von Arbeitsplätzen, z.B. durch den Einsatz eines Callcenters.

PA-Anlage

(Public Address) Anlage zum Beschallen einer kleineren oder größeren Zuschauermenge: Lautsprecherboxen, Verstärker, Mischpulte, Effektgeräte, Mikrofone, Kabel und Zubehör.

Parlamentarische Bestuhlung

Bestuhlung in Konferenzräumen mit Tischen. Hierbei werden die einzelnen Tische in Reihen hintereinander aufgestellt und die Stühle jeweils hinter den Tischen (mit Blick zum Podest/ zum Redner) platziert. Sie ist neben der U-Form die gängigste Bestuhlungsform und wird bevorzugt bei Veranstaltungen genutzt, in denen vorgetragen und informiert wird. Den Teilnehmern wird die Möglichkeit zum Mitschreiben bzw. zum Verfolgen von bereitgelegten Unterlagen gegeben. Die Verpflegung mit Tagungsgetränken ist optimal möglich. Ein Nachteil ergibt sich allerdings, wenn Diskussionen innerhalb des Publikums gewünscht werden.

PCO

Professional Congress Organiser

per diem

Bezeichnung für das Tagesgeld/den Tagessatz für Tagungsteilnehmer.

Pharmakodex

Kurzbezeichnung für den „FS-Arzneimittelindustrie“-Kodex. Der Pharmakodex ist ein vom Verein Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie e.V. (FSK) in 2004 formulierter Kodex für die Zusammenarbeit der pharmazeutischen Industrie mit Ärzten.

Pitch

Einladung mehrerer Agenturen durch einen Auftraggeber mit dem Ziel, zur Angebotsabgaben in Form einer Präsentation zu unterbreiten.

Placement

Begriff für protokollarische Geh-, Steh- und Sitzordnungen. Die Platzierung der Gäste ihrem Rang entsprechend ist eine Frage des Prestiges und sollte deshalb nach Möglichkeit eingehalten werden. Es gibt Rangfolge-Empfehlungen, die als Orientierungshilfe dienen können.

Point of Sale (POS)

Ort, an dem der direkte Kundenkontakt stattfindet (Stand auf einer Messe, Verkaufsstand in einem Kaufhaus etc.), Kunden werden direkt durch Spezialisten informiert und beraten.

Poster Exhibition / Poster Session

Ein Ausstellungsbereich insbesondere im Kontext von wissenschaftlichen Kongressen, in dem auf Pinn- oder Stellwänden aktuelle Forschungsergebnisse, Projekte und Studien von ausgewählten Teilnehmern präsentiert werden können.

Pre- oder Post-Convention-Tour

Ausflug, der am Vortag von oder im Anschluss an Tagungen als touristisches Programm angeboten wird.

Pre-scheduled Appointments (PSA)

PSA sind vorab terminierte Messegespräche der Hosted Buyers mit Ausstellern, die in der Regel Bedingungen für eine Einladung als Hosted Buyer sind. Bei EIBTM beispielsweise müssen Hosted Buyers an jedem Messetag fünf Termine wahrnehmen.

Presse

Bei der Planung einer Veranstaltung muss die Frage nach einer Beteiligung oder Information der Presse entschieden werden.

 

  • Presseagentur
  • Pressebüro
  • Pressedossier
  • Pressefächer
  • Presseinformation
  • Pressekonferenz
  • Pressekontakt
  • Pressemappe
  • Presseraum
  • Pressereferent
  • Presseverteiler
  • Pressespiegel
  • Pressezentrum

Programm

Plan, der die stattfindenden Veranstaltungen verzeichnet (mit genauer Zeitangabe und unter Angabe der Räumlichkeiten).

 

  • Programmablauf
  • Programmablaufplan
  • Programmentwurf
  • Programmerarbeitung
  • Programmkomitee

Projekt

Bezeichnung für ein definiertes Aufgabenpensum, welches i.d.R. durch Projektgruppen in einem bestimmten Zeitrahmen bearbeitet wird.

 

  • Projektabrechnung
  • Projektarbeit
  • Projektgruppe
  • Projektleiter(in) Messebau und Marketing-Event

Rahmenvertrag

Vereinbarung zwischen einem Dienstleister und einem Kunden über die Abnahme einer Leistung zu einem bestimmten Preis. Die Leistung wird dabei in der Regel über einen längeren Zeitraum Anspruch genommen. Für den Kunden, z.B. Veranstalter, haben Rahmenverträge den Vorteil, dass ein niedrigerer Preis erzielt werden kann. Dem Dienstleister, z.B. Hotels, bieten Rahmenverträge Sicherheit beim Umsatz und der Planung.

Raum/Räume
  • Raum-Akustik
  • Raumausstattung
  • Raumdekoration
  • Raumgestaltung
  • Raumgröße
  • Raumhöhe
  • Raumkapazität
  • Raumklima
  • Raumluftfeuchtigkeit
  • Raummaß
  • Raumplanung
  • Raumskizze
  • Raumtemperatur

Referenzen

Empfehlungen von Kunden. Empfehlungen sind notwendig, um sich von der Beauftragung eines Dienstleisters ein objektives Bild über die Leistungen des Anbieters machen zu können.

Regressansprüche

Liegen dann vor, wenn jemand aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung Leistungen an einen Dritten erbracht hat, deren Ersatz er zumindest teilweise von einem anderen zurückerhalten kann.

Reihenstand

Eine Standfläche, welche nur nach einer Seite offen ist und sich innerhalb einer Reihe solcher Stände befindet. Drei Seiten sind geschlossen, er ist nur frontseitig zum Ausstellungsgang geöffnet.

Reisebüro

Je nach Art der Veranstaltung und der Vertragspartner benötigen Sie die Dienste eines Reisebüros für die Abwicklung der Reisemittel, Flüge und/oder Bahnfahrten.

Reklamation

Die Zufriedenheit der Teilnehmer ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Daher sollte die Kundenzufriedenheit nie gefährdet werden. Anlässe für Reklamationen lassen sich aber nicht immer vermeiden. Sie können aber verhindern, dass Sie reklamierende Kunden verlieren. So lässt sich professionelles Reklamationsmanagement oft sogar als Instrument der Kundenbindung einsetzen. Spezielle Techniken zum souveränen Umgang mit Beschwerden können Sie in Seminaren für Reklamationsmanagement erlernen.

Request of Proposal (RFP)

Angebotsnachfrage in schriftlicher Form an einen Anbieter, bzw. Leistungsträger mit der Aufforderung, ein konkretes Angebot (unter Angabe sämtlicher Kosten und Leistungen) zu unterbreiten.

RFID-Technologie

Die Abkürzung steht für den englischen Begriff "Radio Frequency Identification" und bezeichnet ein Verfahren zur automatischen Identifizierung von Gegenständen oder Lebewesen mittels elektromagnetischer Wellen. Notwendig für den Einsatz sind ein Lesegerät sowie entsprechende Datenchips, wie sie seit 2005 auch in deutschen Reisepässen enthalten sind. Eingesetzt wird die Technik auch zunehmend auf Messen und Veranstaltungen: Die Besucher erhalten dann mit ihren Eintrittskarten einen Chip, auf dem ihre persönlichen Daten gespeichert sind. Veranstalter können so beispielsweise die Zugänge kontrollieren und Besucherverhalten dokumentieren.

Rider

Vorgefertigte Anforderungen (eines Künstlers, eines Referenten) an eine Veranstaltungsstätte. Dies können z.B. technische Anforderungen (Technical Rider), Anforderungen an das Catering (welche speziellen Speisen/Special Meals, Art der Getränke etc.) sein.

Rigging

Bez. für den Aufbau/die Montage von Bühnen durch Profis (Monteure und/oder Techniker).

Schirmherr

Eine Person, die entweder in der Wirtschaft oder im öffentlichen Leben ein hohes Ansehen genießt und somit bspw. einer Veranstaltung eine gewisse Reputation verleiht, z.B. der Bundespräsident.

Schirmherrschaft

Bezeichnung für den Einfluss einer Organisation/Vereinigung auf einer Veranstaltung. In der Regel ist mit einer Schirmherrschaft auch eine gewisse Verantwortung verbunden. Im Gegenzug dazu kann eine solche Schirmherrschaft als Werbezweck für die jeweilige Organisation/Vereinigung dienen.

Schirmherrschaft

Bezeichnung für den Einfluss einer Organisation/Vereinigung auf einer Veranstaltung. In der Regel ist mit einer Schirmherrschaft auch eine gewisse Verantwortung verbunden. Im Gegenzug dazu kann eine solche Schirmherrschaft als Werbezweck für die jeweilige Organisation/Vereinigung dienen.

school style
Scoring-Verfahren

Analyse und Vergleich der Kriterien verschiedener Locations.

Seminar

Kleine, meist mehrtägige Veranstaltung zur Wissensvermittlung mit bis zu 30 Teilnehmern.

Setup

Steht synonym zu dem Begriff Handlungsaufbau. Im Setup wird alles eingeführt, was im Verlauf der Veranstaltung und dem Thema passieren wird. Die wichtigsten Punkte sind das Umfeld oder der Hintergrund, das Ziel, die Beteiligten, die Probleme und die Motivation sowie das Genre. Das Setup kann aber auch die Bühnen- oder Tischdekoration sein.

Sicherheit (hier Personenschutz)

Bei der Teilnahme eines Prominenten aus Politik, Wirtschaft, Kultur und Sport bei ihrer Veranstaltung ist ein ausreichender Personenschutz unumgänglich.

 

  • Sicherheitspersonal
  • Sicherheitsvorschriften

Site Inspection

Individuelle Besichtigung einer Destination oder Tagungsstätte durch den Veranstaltungsplaner. In der Regel liegt bei einer Site Inspection (im Gegensatz zum FAM-Trip) schon ein konkretes Planungsvorhaben vor.

SMART-Formel

SMART ist ein Kurzwort für "Specific Measurable Accepted Realistic Timely" und dient im Eventmanagement als Checkliste zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Vereinbarung.

Im Deutschen kann man es wie folgt übersetzen:

S = Spezifisch = Ziele müssen genau definiert sein, sodass kein Spielraum mehr bleibt

M = Messbar = Ziele müssen messbar sein (es muss erkennbar sein, ob das Ziel erreicht wurde usw.)

A = Akzeptiert = Ziele müssen von allen akzeptiert werden (es soll für alle attraktiv, angemessen und anspruchsvoll sein)

R = Realisierbar = Ziele müssen realistisch/erreichbar sein

T = Terminierbar = Klare Termin-/Zeitvorgabe

Ein Ziel ist nur dann S.M.A.R.T., wenn diese fünf Bedingungen erfüllt sind.

 

Social Incentive

Veranstaltung zur Teambildung.

Soll-/Ist-Vergleich

Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlich realisierten Zahlen.

Special Location

Der Ausdruck wird häufig zur Bezeichung von außergewöhnlichen Veranstaltungsstätten gebraucht. Darunter fallen all jene Orte, die sich nicht in die Kategorien Tagungshotel oder Konferenzzentrum einordnen lassen. Der Begriff ist demnach sehr weit gefasst: Das Spektrum außergewöhnlicher Veranstaltungsorte reicht vom Kreuzfahrtschiff über die Fabrikhalle bis hin zu Salzbergwerken. Selbst historische Veranstaltungsstätten oder hochmoderne Funktionsbauten werden häufig als "Special Locations" bezeichnet.

Sponsoring

Das Sponsoring beihaltet die Konzeptionierung und Kontrolle aller durchzuführenden Maßnahmen (durch den Gesponsorten), das Bereitstellen von Geldern und/oder Sachmitteln (durch den Sponsor) und dient dem unterstützenden Unternehmen als Marketingaktivität/PR. Es sollte beim Sponsoring in jedem Fall ein Vertrag abgeschlossen werden.

Staff

Engl. Bez. für Einsatzpersonal.

Standformen, -typen
  • Außenstand
  • Eckstand
  • Frei stehender Stand/Blockstand/Inselstand
  • Freigeländestand
  • Kopfstand
  • Reihenstand
Symposium

Mehrstündige Veranstaltung mit Experten unter Gesprächsleitung eines Moderators, welcher Vorträge und vertiefende Diskussionen zu Spezialthemen vor fachlich ausgerichtetem Publikum beinhaltet.

Tagung

Veranstaltung zur zielgerichteten Kommunikation, durchgeführt von Unternehmen, Vereinigungen, Institutionen oder Organisationen. Um eine Tagung vollständig und erfolgreich zu planen, sind folgende Begriffe und Abläufe zu beachten:

 

  • Tagungsraum
  • Tagungsleitung/en
  • Tagungsbüro
  • Tagungsbetreuung
  • Tagungserfolg
  • Tagungsmappe
  • Tagungsziel
  • Tagungshotel
  • Tagungsprotokoll
  • Tagungszentren
  • Tagungstechnik
  • Tagungsort

Teaser

(Engl. Bez. für Anreiz) In der Werbung eine kurze Ankündigung, die Aufmerksamkeit erregen, eine Kostprobe des noch Kommenden geben und damit der Anregung der Neugier dienen soll.

Technical Rider

Liste der technischen Anforderungen an eine Veranstaltungsstätte, die einem Veranstalter von den Künstlern, Referenten etc. im Vorfeld der Veranstaltung ausgehändigt wird. Fast jeder Künstler verfügt über einen solchen Technical Rider, in dem die Anforderungen an die vorhandene Technik, das zur Verfügung zu stellende Personal, Bühnenanforderungen etc. verfasst sind.

Technische Vorschrift

Unter allen Umständen einzuhaltende Verhaltensregel bei der Bedienung von technischen Geräten zur Wahrung von Regressansprüchen bzw. Vermeidung derselben.

Teilnehmermanagement

Planungsprozess einer Veranstaltung, also Verwaltung, Aufbereitung und Weiterleitung aller teilnehmerrelevanten Informationen in Bezug auf eine Veranstaltung. Darunter fallen:

 

  • die Anmeldung von Teilnehmern zur Veranstaltung per E-Mail, Fax oder      auf dem Postweg;
  • Reservierungen von Räumlichkeiten und Hotelkontingenten;
  • die Überwachung der Anmeldungen und deren Bearbeitung bzw.  Weiterleitung;
  • das Erstellen aller erforderlichen Veranstaltungsunterlagen (z.B. Handout zu einem Workshop o.Ä.) sowie
  • das Rechnungscontrolling.

Timetable

Engl. Bez. für Zeitplan.

Top-down-Planung

Planungsverfahren, bei dem untergeordnete Ebenen ihre Pläne jeweils auf Grundlage von Plänen entwickeln, die von übergeordneten Ebenen vorgegeben wurden.

Travel Expenses

Begriff für alle bei einer Reise anfallenden Kosten. Andere Bezeichnung für Reisekosten.

Treatment

Kurze Beschreibung der Handlung/des Handlungablaufes einer Veranstaltung (ca. 10 bis 20 Seiten) als Vorarbeit für ein Drehbuch.

Trussing oder Trossen

Stahl- und Aluminium-Konstruktionen beim Bühnenbau, an die bspw. die Scheinwerfer angebracht sind.

Trussing oder Trossen

Stahl- und Aluminium-Konstruktionen beim Bühnenbau, an die bspw. die Scheinwerfer angebracht sind.

Umfeld

Das Umfeld einer Veranstaltung hat maßgeblichen Anteil am Erfolg einer Veranstaltung. Dazu gehören eine gute Verkehrsanbindung, durchgängige Einhaltung des Corporate Designs, ein geeignetes Hotel, helle, freundliche und funktionale Tagungsräume, genügend Platz, optimale Ausstattung, geeignete Möbelierung, kurze Wege zwischen Hotel und Tagungsraum, ausreichendes Fachpersonal; Datenanschlüsse in ausreichender Menge, Auswahl verschiedener Restaurants; gute Möglichkeiten für Rahmenprogramme.

Umweltauflagen

Sämtliche Umweltauflagen von verschiedenen Behörden, abhängig von der Art der Veranstaltung (i.d.R. bei Outdoorveranstaltungen), sind zu beachten und einzuhalten.

Unfallverhütungsvorschrift

Die UVV befasst sich mit den Vorschriften, die in jedem Betrieb zur Anwendung kommen. Diese Vorschriften betreffen meistens Veranstaltungen mit begleitender Ausstellung oder Events mit Bühnendekoration und Bühnentechnik. Da es sich hier um komplexe Aufgabengebiete handelt, muss unbedingt darauf geachtet werden, ob der Messebauer und/oder die beauftragte Agentur diese Vorschriften kennt und einhält.

Unique Selling Proposition (USP)

International gebräuchliche Bezeichnung für ein einzigartiges Merkmal eines Produktes, bzw. einer Dienstleistung durch die sich der Anbieter von ähnlichen Produkten oder Dienstleistungen der Mitbewerber abhebt. Die ständige Entwicklung solcher Unique Selling Propostions bietet dem Verbraucher/Endkunden eine ständig verbesserte, bzw. erweiterte Produktpalette.

VAT

(Engl. Abk. für Value Added Tax) Mehrwertsteuer

Veranstalterhaftpflicht

Versicherung über die gesetzliche Haftpflicht aus der Durchführung einer Veranstaltung wie z.B.: Vor- und Nacharbeiten; erlaubte Benutzung von Zelten/Tribünen/Podien; erlaubtes Abbrennen von Feuerwerken o.Ä.; Bewirtung der Teilnehmer etc.

Veranstaltungsarten
  • Besprechung
  • Event(typen)
  • Tagung
  • Meeting
  • Konferenz
  • Kongress
  • Workshop
  • Sitzung
  • Diskussion
  • Pressekonferenz
  • Ausstellung
  • Messe(-typen) usw.

Veranstaltungskaufmann/-frau

Vorwiegend in der Messe-, Kongress- und Unterhaltungsbranche sowie in der kommunalen Verwaltung tätig, z.B. bei Konzertveranstaltern, Künstleragenturen, Marketing- und Eventagenturen, Messe-, Kogresse- und Ausstellungsveranstaltern, Veranstaltern von Seminaren, in Kultur- und Jugendämtern. Sie sind Dienstleister der Veranstaltungsbranche, die in der Regel projektorientiert arbeiten. Das Berufsbild ist sowohl durch breite kaufmännische Fähigkeiten geprägt, als auch durch spezielle Kenntnisse im Bereich Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen jeder Art. Der Schwerpunkt der Arbeit liegt im Bereich Marketing und Kommunikation. In diesem Rahmen konzipieren, koordinieren und vermarkten sie zielgruppengerecht eigene und fremde Veranstaltungsdienstleistungen.

Veranstaltungsorganisator

Es gibt zwei Kategorien von Veranstaltungsorganisatoren: Mitglieder eines Unternehmens, eines Verbandes, einer staatlichen Stelle, deren Aufgabe es ist, Veranstaltungen zu organisieren; oder PCOs: Diese können engagiert werden, um die Organisation und das Management einer Veranstaltung im Auftrag eines Kunden zu übernehmen und durchzuführen.

VERANSTALTUNGSPLANER.de
Veranstaltungstechnik

Bei Veranstaltungen unter Umständen benötigte Technik und/oder Einrichtungen.

Veranstaltungsvertrag

Der Veranstaltungsvertrag ist ein Muss für jeden Veranstalter. Keine Veranstaltung sollte ohne einen gültigen Vertrag stattfinden.

Veranstaltungsziele

Die Veranstaltungsziele können verschiedenster Art sein: Wissensvermittlung; Innovationsentwicklung (Ideenfindung, Planung der Umsetzung); Motivation der Teilnehmer (Mitarbeiter, Vertreter, Kunden); Entscheidungsfindung (zu konkreten Problemen und Fragestellungen); Unterhaltung (also so genanntes schmückendes Beiwerk einer Veranstaltung, das der Motivation der Teilnehmer dient); Teambildung (Zusammenführung, Motivation der Mitarbeiter).

Verbundmesse

Messe, die Produkte und/oder Dienstleistungen aus einem Sektor umfasst (z.B. auf dem Gebiet Computertechnologie, im Bereich Seminare/Tagungen etc.).

Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.

Zusammenschluss von Veranstaltungsorganisatoren und ausgesuchten Dienstleistern aus ganz Deutschland. Der Verein stellt sich die Aufgabe, seine Mitglieder optimal zu informieren und bei der professionellen Arbeit bestmöglich zu unterstützen. Dies wird durch ein weit gespanntes und engmaschiges Netzwerk garantiert, welches von persönlichen Kontakten lebt, die durch zahlreiche Vereinsveranstaltungen wie FAM-Trips, Site Inspection oder Messebesuche gepflegt werden. Weitere Leistungen wie kostenfreie Abos von Fachzeitschriften, Checklisten zum Downloaden und Arbeitsgruppen zu aktuellen Themen vervollständigen das Serviceangebot.

Verfahrensordnung

Vom AUMA entwickelte Ordnung, mit der der Wettbewerb unter den Messegesellschaften beschränkt werden soll (z.B. durch die Erstellung eines Messekalenders zur Vermeidung von Überschneidungen verschiedener Messen aus Gründen der Unwirtschaftlichkeit, Informationsgewinnung zur Transparenz des Messemarktes etc.).

Verpflegungsarten
  • Frühstück
  • Mittagessen
  • Abendessen
  • Diätküche/Schonkost
  • vegetarische Küche
  • ohne Verpflegung
  • Halbpension
  • Vollpension
  • All inclusive
  • Getränkeabrechnung nach Verbrauch oder Getränkepauschale
  • Special Meals

Versammlungsstättenverordnung

In den einzelnen Bundesländern gibt es geregelte Verordnungen für den Betrieb einer Versammlungsstätte. Grundlage hierfür bildet die MVStättV, die Muster-Versammlungsstättenverordnung der Bundesministerkonferenz vom Mai 2002. Auf dieser Basis wurde die Versammlungsstättenverordnung in den einzelnen Bundesländern umgesetzt.

Vollkaufleute

Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind.

Walking Act

Form der mobilen Unterhaltung, bei der der oder die Künstler nicht an eine Bühne o.Ä. gebunden ist/sind, sondern sich frei im Raum bewegt (z.B. von Tisch zu Tisch).

Werbeartikel oder Give Away

Artikel, die zum Zwecke der Werbung für das Unternehmen/für ein Produkt eingesetzt werden können. Es gibt verschiedene Dienstleister, die sich auf das Anfertigen von Werbeartikeln spezialisiert haben.

Werbemaßnahmen
  • Direktmarketing
  • Hörfunkwerbung
  • Geschenke
  • Give-aways
  • Werbegeschenke
  • E-Mail-Werbung
  • Flyer
  • Marketingmix

Workflow

Idealzustand: durchgängiger Prozess ohne Medienbruch, bei dem einmal vorhandene Daten innerhalb des Prozesses durch vor- und nachgelagerte Systeme ergänzt werden.

Zahlungsmodalität

Festlegung der Art und Weise, wie die Leistung bezahlt werden muss. Die Zahlungsmodalität kann sowohl zeitliche, als auch finanzielle Absprachen beinhalten.

Zeitplanung

Für den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung ist es wichtig, sich von Anfang an darüber klar zu werden, wann was zu machen ist. Das Datum der Veranstaltung ist der Ausgangspunkt, von dem aus alle Aktivitäten rückgerechnet werden, die zeitliche Dauer ebenso wie der wirkliche Zeitbedarf für die Veranstaltung. Wenn die einzelnen Vorbereitungsschritte eingeschätzt sind, kann man einen übersichtlichen und auch realistischen Zeitplan erstellen.

Zielgruppenfindung und -ansprache

Bei der Auswahl der geeigneten Zielgruppe, also bei der Überlegung, wer zu der Veranstaltung eingeladen werden soll um das angestrebte Ziel zu erreichen, müssen folgende Merkmale der Zielgruppe unterschieden werden: Alter, Geschlecht, Beruf, Ausbildung, Interessen, Nationalität und kulturelle Bedürfnisse. Nach Zusammenführung der Merkmale folgt die Entscheidung, welche Merkmale die angestrebte Zielgruppe haben soll. Hierbei wird unterschieden zwischen Mitarbeitern, Kunden, der Öffentlicheit allgemein und der Presse.

Zielgruppenfindung und -ansprache

Bei der Auswahl der geeigneten Zielgruppe, also bei der Überlegung, wer zu der Veranstaltung eingeladen werden soll um das angestrebte Ziel zu erreichen, müssen folgende Merkmale der Zielgruppe unterschieden werden: Alter, Geschlecht, Beruf, Ausbildung, Interessen, Nationalität und kulturelle Bedürfnisse. Nach Zusammenführung der Merkmale folgt die Entscheidung, welche Merkmale die angestrebte Zielgruppe haben soll. Hierbei wird unterschieden zwischen Mitarbeitern, Kunden, der Öffentlicheit allgemein und der Presse.

Zulassungsformular

Offizielles Dokument, das die Zulassung (zu einer Veranstaltung etc.) bestätigt.